Inschrijvingsgeld en betalingen bijhouden
Het tabblad Financiën in de cockpit is het financiële overzicht van uw toernooi: wat er in totaal verschuldigd is, wat er binnengekomen is en wie nog moet betalen. Het verschijnt alleen wanneer het toernooi inschrijvingsgeld vraagt.
Wat het tabblad toont
Vier cijfers bovenaan — Deelnemers, Totaal verschuldigd, Totaal betaald en Openstaand, dat oranje wordt zolang er nog geld moet binnenkomen — en daaronder twee secties: Deelnemers per inschrijvingsbedrag en de deelnemerslijst. Voor de eerste inschrijving toont het tabblad "Nog geen inschrijvingen".
Het grootste deel is een rapport, maar de deelnemerslijst past u ter plaatse aan — zie een betaling corrigeren hieronder. Betalingen kunt u nog altijd op het tabblad Spelers invoeren: Betaling bewerken op de rij van een speler (Te betalen bedrag en Betaald bedrag), of selecteer meerdere rijen en gebruik Betaald markeren, Onbetaald markeren of Vrijstellen. Bij een team met inschrijvingsgeld per speler voert u het bedrag van elke speler in via het bewerkformulier van de teaminschrijving. Een geannuleerde inschrijving bewerkt u daar ook: zet het statusfilter op Geannuleerd (of Alle) om ze terug te vinden, haar rij biedt nog steeds Betaling bewerken.
Tip: Geen tabblad Financiën? Dan vraagt het toernooi geen inschrijvingsgeld. Stel het in via Instellingen → Inschrijvingen en kosten — zie een toernooi aanmaken en configureren.
Deelnemers per inschrijvingsbedrag
Eén rij per verschillend verschuldigd bedrag, van hoog naar laag, met hoeveel personen het verschuldigd zijn en de kolommen Verschuldigd, Betaald en Openstaand voor die groep.
Deze sectie maakt uw tariefregels zichtbaar: rijen van € 0,00, € 15,00 en € 20,00 tonen in één oogopslag dat de vrijstellingen voor titelhouders en de jeugdkorting correct zijn toegepast, en dat niemand op een bedrag zit dat u niet hebt geconfigureerd.
De kolom met het aantal heet Deelnemers, of Spelers wanneer inschrijvingsgeld per speler bij teams betekent dat er spelers worden geteld in plaats van teaminschrijvingen — 8 spelers verdeeld over 2 teams.
De deelnemerslijst
Met als kop Spelers, of Teams bij een teamtoernooi, gesorteerd op naam. Elke rij bevat de Status van de inschrijving, de Betaling-status en Verschuldigd, Betaald en Saldo, met de totalen onderaan herhaald.
Het saldo heeft een kleurcode: oranje wanneer er nog geld verschuldigd is, groen wanneer de inschrijving vereffend is, en rood wanneer de deelnemer te veel betaald heeft — een bedrag dat u moet terugbetalen, geen detail om te negeren.
De namen hier zijn dezelfde als op het tabblad Spelers, inclusief correcties die u met Spelersinformatie bewerken hebt gemaakt.
Overschrijvingen afpunten
Toont het toernooi een betaal-QR-code, dan draagt elke inschrijving haar eigen Mededeling — de tekst waarmee de overschrijving van de deelnemer binnenkomt. Zet ze op het tabblad Spelers aan onder Kolommen: de kolom is sorteerbaar, heeft een kopieerknop en kan mee in de CSV-export. Zoek of sorteer erop om de inschrijving achter een lijn op uw bankafschrift te vinden, en registreer de betaling vervolgens hier.
Een betaling corrigeren
Een bankafschrift afpunten betekent deze pagina lezen en de bedragen onderweg corrigeren, en dus past u de deelnemerslijst ter plaatse aan. Druk boven de lijst op Bedragen aanpassen: de kolommen Betaling, Verschuldigd en Betaald worden velden.
Elk veld slaat zichzelf op, zodra u het verlaat — tab uit een bedrag, druk op Enter, of kies een betalingsstatus — en de cijfers bovenaan, de tariefgroepen en de totalen gaan mee. Er is niets op te slaan aan het eind, dus een lange sessie kan niet verloren gaan; Klaar zet de lijst enkel terug op lezen. Een bedrag dat geen geldig cijfer is, krijgt een rode omlijning en wordt nergens verstuurd tot u het verbetert.
Verschuldigd is het inschrijvingsgeld zelf — het Te betalen bedrag — en daarom staat er bij een vrijgestelde inschrijving € 20,00 in het veld en € 0,00 in de kolom ernaast: vrijstellen zegt dat het bedrag niet geïnd wordt, niet dat er geen bedrag is. Haal de inschrijving van Vrijgesteld en de € 20,00 is weer verschuldigd.
Betaald op het volledige bedrag zetten markeert de inschrijving vanzelf als betaald; de betalingsstatus is enkel het kiezen waard voor wat een bedrag niet kan zeggen — Vrijgesteld, Terugbetaald, of een status die u tegen de opgeslagen bedragen in wilt aanhouden.
Twee soorten rijen hebben hier geen velden, en die past u elders aan:
- Een team met inschrijvingsgeld per speler — zijn Betaald is de som van wat zijn spelers betaalden, dus het eigen bedrag van het team is niet wat deze pagina toont. De rij verwijst naar de opstelling, waar die bedragen staan.
- Een geannuleerde inschrijving — ze is niets verschuldigd, er is dus geen Verschuldigd om te corrigeren, en haar betaling past u aan op het tabblad Spelers. De sectie onderaan heeft een eigen bewerkmodus voor het ene bedrag dat ze wél bezit: wat u hebt terugbetaald.
Teamtoernooien
Hoe een team wordt weergegeven, hangt af van het soort inschrijvingsgeld van het toernooi:
- Per speler — elke teamrij vouwt open (klik op de rij of op het pijltje) en toont de spelers met hun eigen betalingsstatus, Verschuldigd, Betaald en Saldo. Wat een speler verschuldigd is, is wat de tariefregels aan die speler hebben aangerekend: € 0,00 voor een vrijgestelde speler en het volle tarief voor de teamgenoot, nooit het gemiddelde van het team.
- Per team — één rij per team en geen uitsplitsing per speler, omdat het bedrag door het team verschuldigd is en niet door de leden.
Een badge Verdeeld totaal bij een team betekent dat het totaal niet aan individuele spelers kan worden toegewezen — het bedrag is handmatig met het team afgesproken, of de opstelling of de gegevens van een speler zijn na de berekening gewijzigd. De cijfers van het team zelf blijven correct; bij de spelersrijen blijven Verschuldigd en Saldo leeg, en het overzicht erboven rekent elke speler een gelijk deel van het teamtotaal toe. Beweeg over de badge voor dezelfde uitleg ter plaatse.
Een vrijgesteld team is geen verdeeld totaal: elke speler is exact niets verschuldigd.
Wie en wat wordt meegerekend
De cijfers en de deelnemerslijst bevatten inschrijvingen die een plaats bezetten — In afwachting, Bevestigd en Ingecheckt. Inschrijvingen op de wachtlijst en geannuleerde inschrijvingen blijven daarbuiten: die bezetten geen plaats en aan hen is nooit betaling gevraagd, waardoor elk totaal kunstmatig hoger zou uitkomen. Een speler die zich heeft teruggetrokken blijft meegerekend, want zijn of haar geld ook.
Een inschrijving met de status Kwijtgescholden is niets verschuldigd: vrijstellen verlaagt dus Totaal verschuldigd in plaats van het bedrag eindeloos open te laten staan.
Belangrijk: De cijfers volgen de plaats, niet de bank. Wie betaalde en daarna naar de wachtlijst verhuisde, neemt die betaling mee van deze pagina — een afstemming met uw bankuittreksel kan dus verschillen met een bedrag dat hier niets verklaart.
Geannuleerde inschrijvingen die betaald hebben
Zodra een betaalde inschrijving geannuleerd wordt, verschijnt er onder de deelnemerslijst een aparte sectie. Ze toont per inschrijving de Betaling-status, wat binnenkwam onder Betaald, hoeveel daarvan al terug is onder Terugbetaald, en wat nog bij u staat onder Terug te betalen — oranje zolang dat zo is. Een team met inschrijvingsgeld per speler klapt open en toont wat elke speler betaalde en hoeveel daarvan die nog tegoed heeft, want zij zijn het die terugbetaald moeten worden — de kolom telt op tot het bedrag van het team.
Deze bedragen staan bewust buiten alle cijfers hierboven: een geannuleerde inschrijving bezet geen plaats en is niets verschuldigd, dus meetellen zou Openstaand twee dingen tegelijk laten betekenen. De sectie bestaat voor de andere helft van het werk — de afstemming met de bank, en weten wat er nog terug moet.
Gebruik Terugbetalingen invoeren in de kop van de sectie om in te vullen wat u werkelijk hebt teruggestort, speler per speler bij inschrijvingsgeld per speler. De betaling zelf blijft staan — ze heeft plaatsgevonden, en uw bankuittreksel zegt dat ook — terwijl Terug te betalen met dat bedrag zakt. Zo legt u een gedeeltelijke terugbetaling vast: vul € 15,00 in bij een inschrijving van € 20,00 en de € 5,00 annuleringskosten die u hield, blijven zichtbaar als nog bij u. Vult u het volledige bedrag in, dan gaat de inschrijving vanzelf op Terugbetaald; verlaagt u het weer, dan komt de vorige status terug.
Wilt u de betaling corrigeren in plaats van de terugbetaling, ga dan naar het tabblad Spelers, filter op Geannuleerd en gebruik Betaling bewerken op de rij.
Afdrukken en exporteren
- Afdrukken opent een afdrukvriendelijke versie in een nieuw tabblad, met dezelfde samenvatting, bedragsgroepen en deelnemerslijst, waarbij een verdeeld totaal als (Verdeeld totaal) in gewone tekst wordt aangeduid. Handig aan de inschrijvingstafel, waar de kolom met de inschrijvingsstatus een bevestigde deelnemer onderscheidt van een deelnemer in afwachting.
- CSV exporteren geeft één rij per deelnemer met de kolommen Team, Name, Registration Status, Payment Status, Due (EUR), Paid (EUR), Balance (EUR), Refunded (EUR), To Refund (EUR) (de kolomkoppen in het bestand staan in het Engels), waarbij teamleden onder hun team volgen, en een TOTAL-rij aan het einde. Bedragen gebruiken een punt als decimaalteken zodat elk rekenblad ze als getallen leest, en namen met accenten blijven correct bij het openen in Excel. Verschuldigd en Saldo blijven leeg voor een speler wiens eigen deel niet bekend is — het CSV-bestand heeft geen badge om dat aan te geven. Geannuleerde inschrijvingen die betaald hebben volgen na de TOTAL-rij, met Refunded- en To Refund-bedragen en zonder Verschuldigd of Saldo, en een CANCELLED TOTAL-rij sluit het bestand af. Sorteer of filter op To Refund om dat blok af te zonderen — niet op Registration Status, dat de spelersrijen van een team net als hierboven leeg laten: daarop filteren zou juist het overzicht verbergen dat zegt wie u moet terugbetalen.
Spelers zien hun kant van het verhaal in uw inschrijvingsgeld betalen. Voor de andere exports van een toernooi, zie exports, TLN's en de poster.