Publiceren en inschrijvingen beheren

Een toernooi doorloopt een eenvoudige levenscyclus: concept → gepubliceerd → voltooid. Dit artikel legt uit wat elke status betekent, hoe de inschrijving werkt zolang het toernooi gepubliceerd is, en hoe u de ontvangen inschrijvingen verwerkt.

Toernooistatussen

• Concept — alleen u (en de beheerders van uw organisatie) kunnen het toernooi zien. Neem rustig de tijd om het te configureren.
• Gepubliceerd — het toernooi is publiek zichtbaar en, als inschrijving is ingeschakeld, kunnen spelers zich inschrijven. Publiceer vanaf de beheerpagina met Toernooi publiceren.
• Voltooid — het evenement is afgelopen. Het blijft publiek zichtbaar met zijn eindklassement. Gebruik Markeren als voltooid wanneer de laatste ronde klaar is; Toernooi heropenen zet het terug naar gepubliceerd als u iets moet corrigeren.
• Geannuleerd — gebruik Toernooi annuleren als het evenement niet doorgaat. Geannuleerde toernooien zijn verborgen voor het publiek.

Twee extra acties zijn altijd beschikbaar: Toernooi kopiëren dupliceert het toernooi (inclusief instellingen) als een nieuw concept — handig voor terugkerende evenementen — en Toernooi verwijderen verwijdert het definitief, samen met al zijn rondes, resultaten en inschrijvingen. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.

Belangrijk: U kunt een gepubliceerd toernooi terugzetten naar concept, maar daardoor verdwijnt het uit het publieke zicht — ook voor spelers die zich al hebben ingeschreven. Bewerk het gepubliceerde toernooi liever rechtstreeks.

Wanneer de inschrijving open is

Spelers kunnen zich inschrijven wanneer aan al deze voorwaarden is voldaan: het toernooi is gepubliceerd, inschrijving via Chesstide is ingeschakeld, het evenement is nog niet afgelopen, en de huidige datum valt binnen de periode tussen Inschrijving opent en de Inschrijvingsdeadline (als u die hebt ingesteld).

Hebt u Inschrijving via Chesstide inschakelen uitgeschakeld, dan is het toernooi enkel een aankondiging — verwijs spelers naar uw externe inschrijving in de beschrijving of via de websitelink.

Inschrijvingsstatussen

Elke inschrijving heeft een inschrijvingsstatus:

• In afwachting — de speler heeft zich ingeschreven en wacht op uw bevestiging.
• Bevestigd — u hebt de inschrijving aanvaard.
• Ingecheckt — de speler is aanwezig op de toernooidag (zie Spelers, check-in en de wachtlijst).
• Wachtlijst — het toernooi was vol op het moment van inschrijving; de speler wordt automatisch in de wachtrij geplaatst.
• Geannuleerd — de inschrijving is ingetrokken.

De betaling wordt los van de inschrijving bijgehouden: elke inschrijving is onbetaald, gedeeltelijk betaald, betaald, terugbetaald of vrijgesteld.

Inschrijvingen verwerken

Open het tabblad Spelers van de cockpit om de inschrijvingen te verwerken. Selecteer meerdere inschrijvingen en gebruik de bulkacties — Bevestigen, Annuleren of Inchecken onder Inschrijving; Betaald markeren, Onbetaald markeren of Vrijstellen onder Betaling — of behandel ze rij per rij.

Vanaf hetzelfde scherm kunt u:

• CSV exporteren — de volledige spelerslijst met inschrijvings- en betalingsgegevens.
• E-mails exporteren — contactadressen, klaar om in uw mailprogramma te plakken.

Wanneer het toernooi vol is, komen nieuwe inschrijvingen op de wachtlijst terecht. Beheer de wachtrij vanuit de weergave Wachtlijst: Promoveren plaatst een speler in het toernooi, en u kunt inschrijvingen verslepen om de volgorde van de wachtrij te wijzigen.

Tip: Bevestig inschrijvingen snel. Spelers zien hun status op hun inschrijvingspagina, en een lange wachtrij In afwachting levert precies de "hebt u mijn inschrijving ontvangen?"-mails op die u wilt vermijden.